Wie Stadtwerke, Versorger und Entsorger mit der Digitalisierung Ihres Finanzwesens ihr Geschäft flexibel und verlässlich steuern und Corona-bedingte Mehraufwände reduzieren

Interview mit Tino Schulz, Experte für kennzahlengestützte Unternehmenssteuerung & Finance Digitalization, xax BERLIN

Welche Auswirkungen hat die aktuelle Corona-Situation auf das Controlling und die Finanzberichterstattung der Energieversorger, Entsorger und Stadtwerke?

„Die Corona-Situation hat erhebliche Mehraufwände für Finanzwesen und Controlling mit sich gebracht. Ein Beispiel sind die staatlichen Stundungsmöglichkeiten, mit denen unter bestimmten Voraussetzungen die Zahlungen für Strom, Gas und Telefonrechnungen aufgeschoben werden konnten. Für die Unternehmen ist es nach wie vor extrem wichtig, nachzuhalten welche Zahlungen erfolgt sind oder immer noch ausstehen. Die Liquiditätsplanung musste immer wieder kurzfristig überarbeitet und angepasst werden. Dies hatte zur Folge, dass sich viele Unternehmen in der Situation befanden, blitzschnell neue Prozesse zu entwickeln.
Auch die Umsatzsteuerabsenkung verursachte einen deutlichen Umstellungsaufwand oder die Einführung und Umsetzung eines Corona-bedingten „Schichtbetriebes“. Dies stellte die Betroffenen vor große Herausforderungen in der Verwaltung. Gleichzeitig werden in den entsprechenden Abteilungen weiterhin massiv Ressourcen gebunden für die Kommunikation von Maßnahmen, wie z.B. Kurzarbeit oder Verhaltensregelungen.“

Inwiefern beeinflusst die momentane Situation Digitalisierungsprojekte?

„Durch die notwendige Schaffung von Homeoffice-Möglichkeiten wird hinsichtlich der zeitnahen Verfügbarkeit von Ist-Zahlen, allerspätestens jetzt die Digitalisierung der Belegverarbeitung unerlässlich. Ein elektronischer Rechnungseingangsprozess ist die Grundlage für aktuelle Kennzahlen.

Dann haben wir beispielsweise die Quarantäne-Maßnahmen, die einen erhöhten Krankenstand verursachen. Bei teilweise verstärktem Arbeitsaufwand stehen nun weniger Ressourcen zur Verfügung als unter normalen Umständen. Jeder Arbeitsschritt, der noch manuell erledigt wird, schlägt doppelt zu Buche, obwohl er vollautomatisiert und standardisiert erfolgen könnte.
Als erstes gilt es die fehlende Transparenz deutlich zu reduzieren und eine fundierte und konsistente Datenqualität zu gewährleisten. Unsicherheiten werden durch eine zuverlässige und zeitnahe Bereitstellung der Ist-Zahlen deutlich minimiert. Inhaltlich richtige Informationen müssen kurzfristig zur Verfügung stehen – Stichwort KPIs – um das Ableiten von Maßnahmen zu ermöglichen. So navigieren unsere Kunden sicher und erfolgreich durch die Krise. Selbst in großen Konzernen können so Planzahlen inklusive Szenarien regelmäßig und innerhalb kürzester Zeit erzeugt werden.“

Welche Bereiche sollten unter diesen Gesichtspunkten als erstes optimiert werden?

„Insbesondere die Automatisierung der Prozesse für Planung, Reporting, Analysen und Belegverarbeitung entlastet die Finanzabteilung und das Controlling enorm. Über Maßnahmen kann nur zielführend entschieden werden, wenn die Plan-/Ist-Zahlen permanent auf dem aktuellsten Stand und in Echtzeit verfügbar sind. Sie bilden die Grundlage und geben frühzeitig zu erkennen, ob Ziele erreichbar sind oder wie diese in einer veränderten Situation noch sichergestellt werden können.
Insbesondere für die Entscheider des Finanzwesens und Controllings ist die Geschwindigkeit und die Zuverlässigkeit des Berichtswesens essentiell, um das Geschäft verantwortungsvoll steuern zu können.“

Welcher Vorteil ergibt sich unmittelbar für die Entscheider?

„Durch die stetige Verfügbarkeit der wichtigen Kennzahlen ohne Zeitverzögerung, in aktueller Form und „auf Knopfdruck“, lassen sich Abweichungen viel schneller erkennen. Maßnahmen können unmittelbar in Echtzeit abgeleitet und umgesetzt werden. Ergebnisse werden mühelos überwacht und somit der Erfolg sichergestellt. Darüber hinaus ist die Ausfallsicherheit nicht zu unterschätzen, die sich durch die Digitalisierung bestimmter Standardprozesse automatisch ergibt.“

Auf Grund Ihrer langjährigen Erfahrung, wozu raten Sie CFOs, Geschäftsführern und Kaufmännischen Leitern jetzt?

„Zunächst ist die Sichtung der bestehenden Prozesse und Systeme wichtig. Besonders bewährt hat sich folgende Vorgehensweise. Meine Kunden führen sehr gerne einen sogenannten Anforderungs- und Konzeptions-Workshop durch, bei dem der individuelle Bedarf sowie die Automatisierungspotenziale herausgearbeitet werden und im Nachgang ein Maßnahmen-Plan für die mögliche Umsetzung entsteht. Auf Grund von Unternehmensgröße und historisch gewachsenen Strukturen, können sich die Anforderungen stark unterscheiden, deshalb erarbeiten wir mit unseren Kunden herstellerunabhängige Lösungen und richten uns bei der Implementierung einzig nach ihren Zielen und Anforderungen.
Vorgeschaltet findet ein halbstündiges Expertengespräch statt, in dem besprochen wird, wie die optimale Vorgehensweise für das jeweilige Unternehmen aussehen kann. Nach einer kurzen Anforderungsaufnahme bekommen meine Gesprächspartner direkt eine Möglichkeit aufgezeigt, wie sie ihre Prozesse noch weiter optimieren und die relevanten Zahlen schneller verfügbar machen.“

Über Tino Schulz:

Tino Schulz ist Geschäftsführer der xax managing data & information GmbH, Berlin. Zur Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Bremen gehören weitere Standorte in Meschede/NRW, Frankfurt und Nürnberg. In den vergangenen 15 Jahren hat er über 100 Verantwortliche erfolgreich durch die digitale Transformation geführt.

Kostenfreie Expertentelefonate mit Tino Schulz können hier vereinbart werden:

Fon: +49 (30) 609854779
Mail: ramona.pfennig@xax.de

xax managing data & information GmbH, Berlin
Alte Jakobstraße 87/88
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berlin@xax.de
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Geschäftsführer: Tino Schulz
Amtsgericht Charlottenburg | HRB 136689 B